Hóa đơn điện tử là gì? 16 điều doanh nghiệp CẦN PHẢI BIẾT
Trước khi chuyển đổi, doanh nghiệp cần biết hóa đơn điện tử là gì? Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp thời đại công nghệ giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 90% chi phí, tối ưu thời gian và lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật tuyệt đối.
Để việc chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123 từ sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng phần mềm hóa đơn nhanh chóng và hiệu quả nhất. Doanh nghiệp cần hiểu rõ các vấn đề liên quan như: Định nghĩa, quy định sử dụng, thông tư và nghị định chuyển đổi hóa đơn điện tử, thời hạn cuối cùng được sử dụng hóa đơn giấy, Điều kiện của tổ chức khởi tạo và thủ tục?…. Tất cả những thông tin bạn cần biết về HĐĐT có trong bài viết dưới đây.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011.
1.1 Định nghĩa
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
1.2 Phân loại
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại:
|
✅1. |
Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; |
|
✅2. |
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… |
Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
1.3 Nguyên tắc sử dụng
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. HĐĐT có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.
- Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
1.4 HĐĐT phải đáp ứng các nội dung sau
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
e) Chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
2. Quy định bắt buộc sử dụng
Từ ngày 19/10/2020 chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 59 Nghị định này nêu rõ:
“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
Theo đó, thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử trên toàn quốc là ngày 01/07/2022.
Đồng thời, Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết 30/6/2022. Hóa đơn điện tử có mã xác thực
3. HĐĐT có mã xác thực là gì?
Hóa đơn điện tử có mã xác thực là được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Theo cơ quan Thuế, có 2 loại hoá đơn điện tử được lưu hành đồng thời là: HĐĐT (theo thông tư số 32/2011/TT-BTC) và HĐĐTcó mã xác thực (theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC). Các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu về hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì, đối tượng áp dụng, điều kiện để doanh nghiệp sử dụng,…
Đối với HĐĐT có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại HĐĐT này.
4. Điều kiện của tổ chức khởi tạo HĐĐT là gì?
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Người bán khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định
d) Có chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, phần mềm quản lý khách hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của HĐĐT bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
5. Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là gì?
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng. nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận HĐĐT. đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định.
- Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp HĐĐT đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
- Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
- Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu.
- Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ HĐĐT với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
- Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp HĐĐT của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).
6. Thông báo phát hành
Tổ chức khởi tạo HĐĐT trước khi khởi tạo HĐĐT phải hoàn thiện thủ tục đăng kí hóa đơn điện tử bao gồm: Quyết định áp dụng HĐĐT, Khởi tạo mẫu HĐĐT, Lập thông báo phát hành HĐĐT theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
7. HĐĐT có liên không?
HĐĐT không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.
8. Khách hàng có thể nhận HĐĐT bằng những hình thức nào?
- Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận HĐĐT đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS
- Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT
9. Chữ ký điện tử và chứng thư số?
9.1. Chữ ký điện tử
Chữ kí số điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp. Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của HĐĐT giúp xác thực HĐĐT đó là của đơn vị điện lực phát hành.
Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử. phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử. Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên HĐĐT, đảm bảo:
- Chống từ chối bởi người ký
- Đảm bảo tính toàn vẹn của HĐĐT trong qua trình lưu trữ, truyền nhận
Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc. thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.
9.2. Chứng thư số
Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung. cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Chứng thư số có thể được xem như là một “chứng minh thư”. sử dụng trong môi trường máy tính và Internet.
Chứng thư số được sử dụng để nhận diện một cá nhân, một máy chủ, hoặc một vài đối tượng khác. và gắn định danh của đối tượng đó với một khoá công khai (public key.), được cấp bởi những tổ chức có thẩm quyền xác nhận định danh và cấp các chứng thư số.
Chứng thư số được tạo bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực. Trong đó chứa publickey của người dùng và các thông tin của người dùng theo chuẩn X.509.
10. Người mua có phải thực hiện ký số vào HĐĐT hay không?
– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng HĐĐT. để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào HĐĐT nhận được
– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng HĐĐT để kê khai thuế.: Nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung. cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao. nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu.. thì trên HĐĐT. không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (theo công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016)
– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải. có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn. vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn
11. Người mua kê khai Thuế như thế nào khi nhận được hóa đơn điện tử?
– Người mua sau khi nhận được HĐĐT từ bên bán. có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
– Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình HĐĐT đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu. của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán. thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường.
12. Hóa đơn đã phát hành và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán và người mua chưa kê khai Thuế, nếu phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào?
- Người mua và người bán thỏa thuận về việc xóa bỏ hóa đơn sai
- Người bán thực hiện lập HĐĐT thay thế cho hóa đơn. sai để gửi cho người mua, trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, gửi ngày tháng năm…
- HĐĐT đã xóa bỏ phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu. của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
13. Hóa đơn đã phát hành và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai Thuế, sau đó phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào?
Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa. thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót. Đồng thời người bán lập HĐĐT điều chỉnh sai sót. HĐĐT lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất. thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho HĐĐT số…, ký hiệu…
Căn cứ vào HĐĐT điều chỉnh, người bán và người mua. thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
14. Với hóa đơn điện tử, khi hàng hóa lưu thông trên đường cần chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào với lực lượng chức năng?
Người bán hàng chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy. để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. HĐĐT chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của HĐĐT gốc;
- Trên hóa đơn phải có dòng chữ ghi rõ: HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.
- Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa. có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán
15. Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?
Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC nêu rõ để lưu trữ HĐĐT cần tiến hành như sau:
Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng HĐĐT để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ HĐĐT. theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT. thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ HĐĐT theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung. gian cung cấp giải pháp HĐĐT có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin. (Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của HĐĐT.
HĐĐT đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
- Nội dung của HĐĐT có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết
- Nội dung của HĐĐT được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong. khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó.
- HĐĐT được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định. nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
>> Như vậy theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm. Hoá đơn tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng. mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra. DN cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử. của nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm lâu năm về tài chính kế toán. và có hệ thống bảo mật an toàn nhất.
16. Tra cứu HĐĐT hợp lệ, hợp pháp
Tra cứu HĐĐT GTGT trên trang của “TỔNG CỤC THUẾ ” được sử dụng trong các trường hợp sau.
- Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu hoá đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn điện tử.
- Trường hợp 2: Trước khi hoạch toán, kê khai hoá đơn kế toán Doanh nghiệp. cần xác nhận tính hợp pháp của hoá đơn.
Thông tin trên website Tracuuhoadon.gdt.gov.vn được tập hợp từ các báo cáo, thông báo của các đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai (NNT và cơ quan Thuế) theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính, Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Trên đây là tất cả những điều bạn cần phải biết về hóa đơn điện tử là gì? 15 điều cần biết là những thông tin quan trọng dành cho doanh nghiệp. Chúc các bạn có thể lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với doanh nghiệp mình.
